Privacyverklaring

1. Algemeen

Koninklijke Wielerclub V.Z.W. Hand in Hand, met maatschappelijke zetel te Koutermolenstraat 66A, 8610 Kortemark en ingeschreven onder ondernemingsnummer BE 0822.161.409 (hierna "Hand in Hand") vindt de bescherming van de persoonlijke levenssfeer uiterst belangrijk. Hand in Hand wil haar leden en de gebruikers van haar diensten zoveel mogelijk informeren, respecteren en controle geven over wat er met hun gegevens gebeurt. Hand in Hand wil de gegevens van haar leden en bezoekers veilig, respectvol en als goede huisvader beheren en gebruiken om hen beter van dienst te kunnen zijn en een zo goed mogelijke ervaring te bieden. Hand in Hand vertrekt dan ook vanuit het principe dat iedereen controle moet hebben over zijn of haar persoonsgegevens. Hieronder vindt u informatie over welke gegevens Hand in Hand verzamelt, waarom, hoelang en hoe u hierover controle hebt.

Hand in Hand nodigt haar leden en bezoekers uit de tijd te nemen om deze Privacy Policy goed door te nemen.

2. Toepassing

Deze Privacy Policy is van toepassing op alle leden (huidige, voormalige en toekomstige) en op alle bezoekers van de website van Hand in Hand.

De Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 ("Algemene Verordening Gegegevensbescherming"), de wet van 30 juli 2018 ("Wet bescherming persoonsgegevens"), de wet van 13 juni 2005 ("Wet Elektronische Communicatie") en de bijhorende uitvoeringsbesluiten, alsook enige toekomstige wijzigingen hiervan, regelen de bescherming van uw persoonsgegevens.

Hand in Hand streeft ernaar om haar plichten na te leven en de rechten van de betrokkene te respecteren telkens wanneer Hand in Hand uw persoonsgegevens verwerkt. Voor meer informatie hieromtrent verwijst Hand in Hand u graag door naar de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit gegevensbeschermingsautoriteit.be.

3. Verwerking van persoonsgegevens en verantwoordelijkheden

Onder "persoonsgegevens" wordt het volgende verstaan: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon ("de betrokkene"), met dien verstande dat als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

De persoonsgegevens die Hand in Hand verzamelt en verwerkt, betreffen in de eerste plaats de gegevens die de betrokkene zelf invoert via de verschillende pagina's van onze website en die Hand in Hand verkrijgt door uw gebruik van onze website en/of onze diensten.

Hand in Hand treedt op als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens voor de doeleinden zoals beschreven in deze Privacy Policy.

4. Doeleinden

Hand in Hand verwerkt persoonsgegevens voor diverse doeleinden, waarbij telkens enkel die gegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn om het beoogde doel te realiseren.

Zo gebruiken wij persoonsgegevens:

• wanneer wij toestemming hebben gekregen
• in het kader van de voorbereiding of uitvoering van een lidmaatschap, inschrijving of aankoop (bv. tombola);
• om te voldoen aan de wettelijke of reglementaire bepalingen waaraan wij zijn onderworpen;
• voor het beheren van interne administratie

In elk van bovenstaande gevallen streven we steeds naar een evenwicht tussen het beoogde doel en het respect voor de privacy van de betrokkene.

Mits toestemming, voor zover vereist, verzamelt Hand in Hand persoonsgegevens voor de volgende concrete doelen:

Om de beste service aan te bieden.

Hand in Hand gebruikt persoonsgegevens voor het opzetten, onderhouden en ondersteunen van haar activiteiten en diensten en voor administratieve doeleinden.

Om te informeren over (nieuwe) activiteiten en evenementen van Hand in Hand.

Hand in Hand kan persoonsgegevens gebruiken om (schriftelijk, telefonisch of elektronisch) nieuwe activiteiten, wedstrijden of speciale acties aan te bieden waarvan Hand in Hand meent dat die interessant kunnen zijn voor u. U kan zich voor dit soort berichten afmelden, zie verder.

Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

In heel wat gevallen is Hand in Hand wettelijk verplicht om bepaalde persoonsgegevens te bewaren en/of mee te delen aan overheidsinstanties, bijvoorbeeld in het licht van algemene fiscale en boekhoudkundige verplichtingen. In het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek kan Hand in Hand worden verplicht om bepaalde gegevens op een vertrouwelijke manier aan de nodige overheden mee te delen.

5. Beveiliging

Hand in Hand streeft er te allen tijde naar om persoonsgegevens en privacy te beschermen, zowel fysiek als digitaal. Hand in Hand draagt zorg voor passende organisatorische en technische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen.

Indien er zich een gegevenslek zou voordoen met ongunstige gevolgen voor persoonsgegevens, dan wordt de betrokkene persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

De website van Hand in Hand vermeldt soms links naar sites van derden (sociale media e.d.) waarvan de gebruiksvoorwaarden niet onder het toepassingsgebied van deze Privacy Policy vallen. Lees aandachtig hun beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens.

6. Verstrekken van gegevens aan derden

Hand in Hand verkoopt geen persoonsgegevens aan derde partijen noch worden deze doorgegeven aan derden tenzij:

Dit nodig is voor onze dienstverlening.

Voor sommige aspecten van onze activiteiten en diensten werken wij samen met derde partijen. Deze worden steeds zorgvuldig geselecteerd en er is steeds een overeenkomst tussen Hand in Hand en deze derde partij conform de toepasselijke wetgeving.

Zo maakt Hand in Hand onder meer gebruik van dienstverleners voor ontwikkeling en hosting van de website, aanbieders van e-maildiensten, enz. Voor meer informatie over onze onderaannemers kan u ons steeds contacteren via de contactgegevens onder punt 10.

Er een wettelijke verplichting is.

Hiervoor verwijzen we naar punt 4 van deze Privacy Policy.

Hand in Hand toelating heeft ontvangen van de betrokkene.

Indien Hand in Hand op andere wijze persoonsgegevens aan derden zou geven, dan gebeurt dit met een expliciete communicatie, waarin toelichting wordt gegeven over de derde, de doeleinden van de doorgifte en verwerking. Waar wettelijk vereist, bekomt Hand in Hand uitdrukkelijke en ondubbelzinnige toestemming van de betrokkene. De betrokkene heeft ook steeds een mogelijkheid tot verzet (zie verder).

Wat betreft de internationale doorgifte van persoonsgegevens, beschermt Hand in Hand alle persoonsgegevens conform het beschermingsniveau vereist door de Europese regelgeving.

In sommige gevallen gebruikt Hand in Hand anonieme, geaggregeerde gegevens voor externe rapportering. Deze gegevens zijn nooit terug te brengen naar een bepaald individu.

7. Rechten van de betrokkene

U kan een aantal rechten betreffende de verwerking van uw persoonsgegevens uitoefenen ten aanzien van Hand in Hand, voor zover u over die rechten beschikt onder de toepasselijke wetgeving.

U kan deze rechten uitoefenen door gebruik te maken van de contactgegevens vermeld onder punt 10 van deze Privacy Policy. Hand in Hand zal dergelijke verzoeken beantwoorden en al dan niet gevolg verlenen aan dergelijke verzoeken overeenkomstig de toepasselijke wetgeving en in principe binnen een periode van één (1) maand, eveneens overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.

Om uw rechten uit te oefenen, en om elke ongeoorloofde openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen, dient u ons een bewijs van uw identiteit te verschaffen.

Wanneer u dit nodig acht, kan u zich eveneens richten tot of een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (contact@apd-gba.be).

Recht op bezwaar

U heeft te allen tijde het recht om vanwege met uw specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens die gesteund is op het gerechtvaardigd belang van Hand in Hand. Indien door u bezwaar gemaakt wordt, staakt Hand in Hand de verwerking van die persoonsgegevens tenzij Hand in Hand dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aanvoert die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Recht op inzage en transparantie

U hebt het recht op (gratis) toegang tot de gegevens die uzelf betreffen en om een kopie van deze persoonsgegevens te verkrijgen. U kunt ons bovendien vragen:

• of wij persoonsgegevens van u verwerken;
• voor welke doeleinden wij die verwerken;
• welke categorieën van persoonsgegevens wij verwerken;
• wat de oorsprong is van de verwerkte gegevens;
• welke rechten u heeft.

Recht op rectificatie en gegevenswissing

U heeft als betrokkene het recht om onvolledige, foutieve, ongepaste of verouderde persoonsgegevens te laten verbeteren of aanvullen.

U heeft tevens het recht om, zonder onredelijke vertraging, wissing van uw persoonsgegevens te verkrijgen indien en in zoverre:

• de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden;
• er niet langer een rechtsgrond voorhanden is;
• U bezwaar maakt tegen de verwerking, en er geen prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking door Hand in Hand;
• de persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt zijn; of
• de persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op Hand in Hand rust.

Hand in Hand zal u na uitvoering van een verzoek tot verwijdering een bevestigingsbericht sturen. Bij gedeeltelijke verwijdering zal Hand in Hand eveneens toelichten waarom niet volledig aan het verzoek kon worden voldaan.

Hand in Hand kan echter niet altijd alle gevraagde gegevens verwijderen, bijvoorbeeld om wettelijke boekhoudkundige en fiscale verplichtingen na te komen.

Recht op beperking van de verwerking

Ook heeft u als betrokkene het recht om van Hand in Hand de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verkrijgen, indien en in zover één van de volgende elementen van toepassing is:

• U betwist de juistheid van de persoonsgegevens, in welk geval de verwerking beperkt wordt gedurende een periode die Hand in Hand in staat stelt de juistheid ervan te controleren;
• de verwerking is onrechtmatig en u verzet zich tegen het wissen van de persoonsgegevens en verzoekt in de plaats daarvan om beperking van het gebruik ervan;
• Hand in Hand heeft de persoonsgegevens niet meer nodig voor de verwerkingsdoeleinden, maar u heeft deze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
• U heeft bezwaar gemaakt tegen de verwerking, in afwachting van het antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde gronden van Hand in Hand zwaarder wegen dan die van de betrokkene.

In geval van beperking van de verwerking, mogen de gegevens wel nog opgeslagen worden door Hand in Hand.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid

Voor persoonsgegevens die (i) verwerkt worden in het kader van de uitvoering van een lidmaatschap of overeenkomst, (ii) verstrekt werden door uzelf en (iii) verwerkt worden via geautomatiseerde procédés, heeft u als betrokkene het recht om deze gegevens van Hand in Hand te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm, alsook om Hand in Hand te verzoeken om die gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere partij, indien dit technisch mogelijk is.

8. Bewaartermijnen

Hand in Hand bewaart en verwerkt uw persoonsgegevens zolang nodig is om de doeleinden zoals beschreven in punt 4 te realiseren. De bewaartermijn kan dus per doel verschillen.

9. Cookies & de website

Wat zijn cookies?

Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw apparaat (computer, tablet of smartphone) worden opgeslagen wanneer u een website bezoekt. Deze website bewaart daarnaast uw cookiekeuze in de lokale opslag van uw browser.

Uw keuze

Bij uw eerste bezoek vragen we via een pop-up welke cookies u toestaat. U kan kiezen voor "Alles accepteren", "Alleen noodzakelijke" of zelf kiezen via "Voorkeuren". Uw keuze wordt zes maanden bewaard; daarna vragen we het opnieuw. U kan uw keuze op elk moment wijzigen of intrekken via "Cookie-instellingen" onderaan elke pagina.

Noodzakelijk

Deze zijn altijd actief. De website onthoudt uw cookiekeuze (in de lokale opslag van uw browser, zes maanden).

Statistieken (Matomo)

We gebruiken Matomo, een open-source webanalyseplatform, om te meten hoe onze website gebruikt wordt: welke pagina's bezocht worden, hoe lang, met welk type apparaat en browser, en via welke website u bij ons terechtkwam. Uw IP-adres wordt geanonimiseerd voordat het wordt opgeslagen. Matomo wordt voor ons gehost door Matomo Cloud (InnoCraft), dat de gegevens in onze opdracht verwerkt. De gegevens worden niet gebruikt voor advertenties en niet doorverkocht.

• Zonder uw toestemming meet Matomo zonder cookies: we tellen uw bezoek, maar herkennen u bij een volgend bezoek niet.
• Met uw toestemming plaatst Matomo drie cookies: _pk_id (13 maanden), waarmee een terugkerend bezoek herkend wordt, _pk_ses (30 minuten) voor het lopende bezoek, en _pk_ref (6 maanden), dat onthoudt via welke website u bij ons terechtkwam.

Trekt u uw toestemming in, dan worden deze cookies verwijderd.

Kaarten (OpenStreetMap)

De parcourskaarten van onze wedstrijden gebruiken kaartbeelden van OpenStreetMap. Om die te tonen, vraagt uw browser ze rechtstreeks op bij de servers van OpenStreetMap, die daarbij uw IP-adres ontvangen. OpenStreetMap plaatst hierbij geen cookies. Meer informatie vindt u in het privacybeleid van OpenStreetMap.

Cookies beheren in uw browser

U kan cookies ook via de instellingen van uw browser bekijken, verwijderen of blokkeren. Wist u de lokale opslag van uw browser, dan vragen we uw keuze opnieuw.

Meer informatie over Matomo

Voor meer informatie over hoe Matomo met gegevens omgaat, kunt u de privacyverklaring van Matomo raadplegen.

10. Contactgegevens

Een vraag of verzoek in verband met persoonsgegevens of deze Privacy Policy kan te allen tijde gericht worden aan:

Koninklijke Wielerclub V.Z.W. Hand in Hand
Koutermolenstraat 66A, 8610 Kortemark
e-mail: kortemarkkoerse@gmail.com

11. Wijzigingen

Hand in Hand behoudt zich het recht voor om deze Privacy Policy aan te passen. Wijzigingen zullen steeds op deze website worden gepubliceerd.